Sus empresas
No tiene empresas asignadas.
📊Situación financiera
ℹ️
Un vistazo de cómo va su empresa: el resultado del año, qué tiene vs qué debe y sus indicadores. Más abajo hay gráficos y la tendencia mes a mes.
🧑💼Gestión del Talento Humano
ℹ️
El ciclo completo del personal: Nómina (liquidar, contabilizar, pagar y cifras), Autogestión (novedades con aprobación), Contratación (vincular, contratos, salarios, retiros, editar empleado) y Evaluación y Desempeño.
📊Cartera — gestión de cobro / pago
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Gestión de cobro: a quién cobrar y cómo está su flujo. Cada fila es un tercero con su envejecimiento (corriente / 1-30 / 31-60 / 61-90 / +90), su semáforo y su contacto. Toque un tercero para su estado de cuenta (facturas, vencimiento, días de mora y qué recibos lo han abonado). La pestaña Conciliación verifica que cuadre 100% con el balance.
🧲CRM comercial
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Cerebro comercial: el embudo de ventas (oportunidades) conectado con la cartera. Arrastre las tarjetas entre etapas. Toque una para ver la ficha del cliente con su saldo, mora y el semáforo «¿conviene venderle?» e interacciones. El CRM le avisa a quién cobrar antes de venderle más.
📅Presupuestos
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Planeación financiera: proyecte ingresos vs costos/gastos y el flujo de caja al horizonte que elija (mensual, anual o 5 años). El sistema puede sugerir el presupuesto desde su historia real y luego comparar Real vs Presupuesto con semáforos. Amarrado al PUC; versionable por escenario.
⚖️Punto de equilibrio y escenarios
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¿Cuánto tiene que vender al mes para no perder? El sistema promedia sus últimos meses REALES (ventas, costos y gastos de la contabilidad) y calcula el punto de equilibrio con la fórmula visible. Luego pruebe escenarios: ¿qué pasa si las ventas caen 20%? ¿si contrato a alguien? ¿si mejoro el margen? Nada se inventa: si no hay datos, se le dice qué falta. También puede preguntarlo hablado en el 💬 asesor.
💵Flujo de caja proyectado
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Proyector de Liquidez: consolida caja + cartera (con fecha prevista de pago, no la de vencimiento) + CxP + obligaciones + nómina + impuestos del calendario + pipeline del CRM, en una matriz de tiempo. Aplique estrés y vea el impacto. Más abajo, el flujo presupuestado (se edita en «📅 Presupuestos»).
🔮 Proyector de Liquidez
🌩 Estrés:
Cargando…
💵 Flujo PRESUPUESTADO
📅Calendario tributario
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Fechas de vencimiento de la DIAN por obligación y último dígito del NIT, según el RUT de la empresa. Las fija el decreto de plazos de cada año; si el del año aún no salió, el sistema muestra fechas ESTIMADAS (marcadas) por la regla del año anterior — nunca inventa. Suba el decreto y la IA propone el calendario nuevo para que usted lo confirme.
📨Bandeja documental (OCR con IA)
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Suba una factura/recibo (foto JPG/PNG o PDF). Claude (visión) lee los campos y propone el asiento (cuenta de gasto por el historial del tercero, IVA, retención, contra caja). Usted aprueba (lo contabiliza) o rechaza. Anti-doble por documento.
📁Documentos / Agente DIAN
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Aquí ordena la bajada de documentos de la DIAN. Usted da la orden desde la web y el agente local (en el PC con el certificado) los baja, los organiza bajo una raíz y los sube. Los XML entran a conciliación; las declaraciones (PDF) quedan en el árbol para abrirlas con doble clic.
⚙ Configuración de esta empresa
⬇ Bajar documentos de la DIAN
El agente local recoge la orden en su próxima vuelta (o al instante si está activo) y reporta aquí el avance.
🛰 Trabajos del agente
🛰 Pedir al agente (.exe) — corridas a demanda
ℹ️
Para el AGENTE_ALDIA.exe instalado en el PC de la empresa: pida aquí una corrida ya, con las fechas que necesite, sin esperar el ciclo diario (cuya hora usted configura abajo). El agente revisa cada 5 minutos: en su próxima pasada ejecuta lo pedido y el resultado aparece abajo. Al trabajar puede abrirse un Chrome solo en ese PC — es normal: no lo cierre ni escriba en él; se cierra al terminar.
El agente obedece el cambio en su siguiente pasada (≤5 min), sin reinstalar nada. Hora vacía = la de fábrica de su empresa (entre 6:30 y 8:00 a.m., asignada automáticamente).
🌳 Árbol de documentos
📣Alertas CRM (cobro / recordatorios)
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Genera borradores: cobro a clientes con cartera por vencer/vencida (por correo) y recordatorios internos de pagos a proveedores e impuestos (por Telegram al dueño). Nada se envía sin que usted lo apruebe. El envío usa los canales configurados en el servidor.
UN Telegram al día al dueño: pagos por preparar (consolidado)
🧠Inteligencia financiera
ℹ️
La empresa que piensa: tablero KPIs (márgenes, rotaciones), flujo de caja proyectado, alertas/red flags (movimientos raros) y vencimientos fiscales. Cada tablero con 🤖 IA.
🏦Activos & patrimonio
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Conciliados al balance: activos fijos (15/1592), pagos anticipados/diferidos (17), seguros (vencimientos), obligaciones financieras (21) y dividendos (2360). Cada uno con 🤖 IA.
🧾Impuestos & declaraciones
ℹ️
🏛 MIS IMPUESTOS es LA entrada: una tarjeta por impuesto según su RUT — ahí elabora el borrador, liquida y contabiliza, sube la presentada con su recibo y consulta el archivo (con su 📌 borrador definitivo sellado). Al lado: 📅 vencimientos, 📋 estado y 🪪 régimen. Cada pantalla con 🤖 IA.
📖Libro auxiliar
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Vea los movimientos de una cuenta con su saldo. Combine los filtros que quiera (cuenta · tercero · tipo · centro de costo · texto), o elija un mes/año completo con un clic, y toque Ver. Arriba del resultado: Excel · Imprimir/PDF · Gráficos · Comparativo · IA.
El «📅 Aplicar período» pone el año completo (o el mes elegido) en Desde/Hasta y consulta de una. Los filtros aplican en el SERVIDOR y se COMBINAN a cualquier nivel: un tercero con la 5 completa, con la 51, o con el rango «11 a 12». El saldo corrido es el del subconjunto, y el Saldo inicial (lo acumulado ANTES del «Desde») se toca 🔍 para ver de qué cuentas viene.
📐Balance de prueba — árbol
📊PyG comparativo mes a mes
🔎Conciliación de recibidos — DIAN vs contabilidad
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Cruza lo que la DIAN reporta recibido (compras) contra lo contabilizado en la nube. Separa el tramo anterior al corte (va en la migración, no se vuelve a contabilizar) del tramo que el sistema sí debe contabilizar. Toque el número de factura para abrir su PDF.
📊Conciliación DIAN — formato maestro
ℹ️
Todo es AUTOMÁTICO: el agente baja los recibidos de la DIAN y los deja en la nube — usted solo elige el rango y consulta. El sistema arma el papel de trabajo COMPLETO: los crudos por período (mes o bimestre, tal cual la DIAN), el acumulado, la conciliación con el comprobante que lo contabilizó, las notas crédito EN NEGATIVO y las retenciones — igual al Excel maestro. Toque 👁 para ver el asiento y 📎 para el detalle/PDF.
📎Compras sin soporte en la nube
ℹ️
El soporte de toda compra tiene que vivir en la nube: si el PDF/XML se queda solo en el disco de un computador, el día que ese equipo se dañe la contabilidad queda sin respaldo. Aquí ve cuáles faltan y qué hacer con cada una: si falta el XML hay que bajarlo de la DIAN; si solo falta el PDF, el sistema lo construye del XML. Los documentos soporte propios (DS) van aparte: esos no se bajan de la DIAN — se emiten.
Sin fechas revisa todas las compras de la empresa.
📚Centro de ayuda
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Guías paso a paso de cada módulo y solución de problemas. Escriba en el buscador o toque un tema para abrirlo.
💡 ¿No encuentra algo? Use también el 💬 Asistente IA (botón flotante) — responde con estas mismas guías.
👥Terceros — consultar y editar
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Consulte y edite sus proveedores y clientes: correo, dirección, teléfono, plazo, régimen y a qué tipo pertenecen. Toque una fila para editarla.
📦Productos de inventario — consultar, crear y editar
ℹ️
Consulte, cree y edite los productos del catálogo: nombre, categoría, unidad, EAN, IVA, precio y cuentas contables. Toque una fila para editarla.
📑Medios magnéticos
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Conciliación de los formatos de exógena de un año: lo que reporta cada formato frente a su contabilidad, con las diferencias. Y la conciliación a 3 vías: contabilidad = medios = declaraciones (retención e IVA). Elija el año.
🏦Conciliación bancaria
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Suba el extracto / movimiento del banco y el sistema lo concilia contra su contabilidad: saldo según libros vs según extracto, la diferencia con su composición, alertas de riesgo (salidas o abonos sin registrar) y lo que cuadra. El saldo del extracto lo determina solo (saldo del archivo, o saldo del mes anterior + movimientos). Para arrastrar las partidas pendientes, suba también la conciliación del mes anterior. 🤖 Si su banco no está en la lista de formatos conocidos, el extracto se lee con IA (visión) — revise los movimientos antes de registrar.
💰Caja menor (reembolso)
—
➕ Agregar gasto al reembolso
📋 Gastos del reembolso
🏦 Reembolsar / recargar el fondo
Recarga el fondo de caja menor desde el banco: Db Caja Menor / Cr Banco.
🧳Gastos de viaje (legalización)
—
➕ Agregar gasto del viaje
📋 Gastos del viaje
💵 Liquidar anticipo del viajero
Cierra el saldo del anticipo: si sobró, el viajero devuelve; si faltó, se le paga. Consulta el saldo y aprueba el asiento.
📄Documento Soporte (compras a no obligados)
—
➕ Agregar documento soporte
📋 Documentos soporte
🧾Comprobante de contabilidad
—
—
| # | Cuenta | Tercero | C.costo | Concepto | Débito | Crédito | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| › |
💾 Solo se graba al pulsar 📒 Registrar (y confirmar). No se guarda al salir de la pantalla. El botón se habilita únicamente cuando el asiento CUADRA (Débitos = Créditos); si está descuadrado, no deja registrar.
💵Recaudos
—
Elija el tercero y pulse «Cargar facturas».
Retenciones (opcional)
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🔀Cruces de cuentas
ℹ️
Cruza cuentas por cobrar (izquierda) contra cuentas por pagar (derecha), del mismo tercero o de distintos. Marca los documentos de cada lado; el cruce debe cuadrar (igual a ambos lados) y nunca deja un saldo volteado (cada aplicación ≤ su saldo). Lo que no cruces queda abierto en el documento que dejes parcial.
—
📥 Por cobrar (CxC)
Elija el tercero y cargue.
📤 Por pagar (CxP)
Elija el tercero y cargue.
🧾Factura de venta
—
➕ Líneas (producto/concepto)
📚Libros oficiales
ℹ️
Libros de ley desde tu contabilidad: Diario foliado (comprobantes del rango, en orden, con su folio) y Mayor y balances (por cuenta: saldo anterior + Db/Cr del mes + nuevo saldo). Solo lectura; exporta a Excel/PDF.
🏥Gestor de afiliaciones
ℹ️
Le dice quién está listo para afiliar y qué le falta, ANTES de que alguien se siente a
radicar. Así no le devuelven el trámite.
📖 ¿Cómo funciona? ¿Para qué sirve? Ver la guía completa
📖 Guía del Gestor de afiliaciones — qué es, para qué sirve y cómo se usa
¿Qué problema resuelve?
Afiliar a un trabajador a seguridad social se hace una sola vez, pero se cae por bobadas: falta un dato, la entidad está mal escrita, el documento no es legible. Entonces la entidad devuelve el trámite y se pierden días. Las empresas que viven de esto tardan 2 días hábiles solo VALIDANDO antes de radicar, y cobran por empleado. Este módulo hace esa validación por usted, gratis y al instante.
El hueco invisible que destapa
La nómina solo exige documento, nombre, EPS y AFP para liquidar. El Formulario Único de Afiliación exige bastante más. Resultado: un empleado puede liquidarse impecable y no ser afiliable, y nadie se entera hasta que la entidad rechaza. Este gestor lo dice antes.
Los formularios oficiales
- Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al SGSSS — Resolución 974 de 2016 del MinSalud. Es el de salud (EPS). Tiene 11 secciones: datos del trámite, identificación del cotizante, datos complementarios, núcleo familiar, datos del empleador, novedades, declaraciones, firmas y anexos.
- Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades del SGRL — para la ARL.
- Planilla PILA — Resolución 2388 de 2016: aquí van los traslados de EPS y de pensión (campos TDE/TAE/TDP/TAP) que este módulo alimenta solo.
Datos obligatorios del formulario (los exige la norma, no nosotros): tipo y número de documento, apellidos y nombres tal como aparecen en el documento de identidad, fecha de nacimiento, sexo, dirección, departamento y municipio de residencia, y —textual del instructivo— «IBC, teléfono celular y correo electrónico son campos obligatorios». La etnia solo si pertenece a alguna; la discapacidad solo si está reconocida y calificada médicamente; el puntaje SISBÉN solo en régimen subsidiado. El formulario lo firman el trabajador y también el empleador.
Cómo se usa (el flujo)
- Quién está listo — escoja el subsistema (EPS/AFP/ARL/caja) y mire el tablero: le dice cuántos empleados puede afiliar ya y qué le falta a cada uno. Lo que falte se completa en la ficha del empleado (Nómina → Contratación).
- ➕ Nueva afiliación — escoja el empleado, el subsistema, si es afiliación inicial o traslado, y la entidad.
- Siga el trámite en la pestaña «Trámites». Cada clic en una fila muestra qué sigue: validar datos → consentimiento → formulario firmado → radicar → confirmar.
- Radique en el portal y pegue aquí el número de radicado. Ese número es su prueba de que radicó.
- Confirme cuando la entidad la active. Si era un traslado, las novedades para la PILA se generan solas.
📅
¿Desde cuándo rige un traslado? Si la entidad le dice la fecha, esa manda y
usted la escribe al confirmar. Si no la dice, el sistema la calcula:
- EPS — Decreto 780/2016 art. 2.1.7.4: del 1 al 5 rige el 1º del mes siguiente; después del 5, el 1º del mes subsiguiente.
- ARL — Decreto 1072/2015 art. 2.2.4.2.1.4: el 1º del mes siguiente a aquel en que vence el aviso de 30 días (no desde la solicitud).
- AFP · caja · cesantías — ⚠ criterio PROVISIONAL de la empresa, no una norma: el último día del mes anterior al mes en que se registra la fecha de traslado. La ley no fija esta fecha para estos tres. Ojo: como cae en el mes anterior, la novedad de PILA nace en un período que puede estar ya pagado o reportado — si es así, va como corrección. Queda en la bitácora de cada caso.
⚠️ Lo que este módulo NO hace (y nadie puede hoy)
No radica solo. El Estado no ofrece servicios web a los programas de los empleadores: el SAT (miseguridadsocial.gov.co) es un portal con usuario y clave. Los operadores de PILA (SOI, Aportes en Línea, Enlace, Simple) no hacen afiliaciones: la ley los autoriza para liquidar y pagar. Incluso las empresas que venden este servicio lo resuelven con personas que validan y radican. Por eso aquí radica un humano — pero llega con todo validado, completo y con la lista de qué llevar y a dónde.
Los semáforos
Borrador (recién creada) → Datos OK (pasó la validación) → Consentida (el trabajador autorizó el uso de sus datos) → Firmada → Radicada (ya tiene número) → Activa (la entidad la confirmó). Si la entidad la devuelve queda Rechazada con el motivo, para corregir y volver a intentar.
🥖 Ventas POS
ℹ️ ¿cómo funciona?
🧾 Factura
TOTAL VENTA$ 0
DESCUENTO ✎$ 0
VALOR NETO$ 0
IMPUESTO$ 0
PROPINA ✎$ 0
TOTAL FACTURA$ 0
👤 —⌨ F2·F4 buscar · F9 cobrarCaja Nº 01
1 cant
Gestión de usuarios
🔑 ¿Cómo darle acceso a un empleado (portal + WhatsApp/Telegram)? — léalo
1) Cree el usuario del empleado: llene arriba Nombre, Usuario y Contraseña; en Cargo elija «empleado» (autoservicio: solo ve lo suyo); en Documento empleado ponga su cédula (la misma que está en la nómina) y en Empresas el NIT de la empresa.
2) Vincúlele Telegram (para que suba documentos y consulte por chat): pídale que le escriba «hola» al bot de la empresa en Telegram; el bot le responde su código (chat_id). Copie ese número en el campo Telegram al crear el usuario, o luego con el botón ✈ Telegram de su fila.
3) Listo: el empleado entra a su portal «Mi portal» (con su usuario/clave) y ahí sube su cédula, foto, exámenes, antecedentes… (todos opcionales; lo que falte queda pendiente), reporta novedades y baja su desprendible. Por Telegram/WhatsApp le manda la foto al bot diciendo cuál es (ej. «mi cédula», «exámenes médicos») y queda guardada.
🔒 Seguridad: el rol empleado solo toca sus datos. El administrador/contratador complementa lo que falte desde Contratación → 📁 de cada empleado.
2) Vincúlele Telegram (para que suba documentos y consulte por chat): pídale que le escriba «hola» al bot de la empresa en Telegram; el bot le responde su código (chat_id). Copie ese número en el campo Telegram al crear el usuario, o luego con el botón ✈ Telegram de su fila.
3) Listo: el empleado entra a su portal «Mi portal» (con su usuario/clave) y ahí sube su cédula, foto, exámenes, antecedentes… (todos opcionales; lo que falte queda pendiente), reporta novedades y baja su desprendible. Por Telegram/WhatsApp le manda la foto al bot diciendo cuál es (ej. «mi cédula», «exámenes médicos») y queda guardada.
🔒 Seguridad: el rol empleado solo toca sus datos. El administrador/contratador complementa lo que falte desde Contratación → 📁 de cada empleado.
Crear usuario
ℹ️
Cargo: «admin» (todo), «contador/gerente/dueño» (gestión), «empleado/jefe» (autoservicio — requiere su cédula en «Documento empleado»), «viajero» (gastos por foto), «panadero» (producción). Telegram: el código lo da el bot cuando el usuario le escribe.
Usuarios existentes
Cargando…
🛰 Agentes DIAN — salud y provisioning
Dar de alta un cliente · emitir token de activación
ℹ️
El agente del cliente sube sus facturas con un token de servicio (alcance mínimo: solo su NIT). Aquí emite el token de activación (un solo uso) que el cliente canjea al instalar el agente. La cédula del R.L. es OBLIGATORIA: sin ella, la vía sin certificado no puede pedirle el código a la DIAN.
Agentes conectados
ℹ️
Un agente 🔴 caído dejó de reportar hace más de 24 h: sus facturas pueden estar sin causarse. Revíselo con el cliente. Los ⚫ revocados se pueden eliminar (🗑) — su token ya no sirve.
Cargando…
👤 Mi portal
📝 Reportar una novedad
ℹ️
Reporte permisos, incapacidades, vacaciones u horas extra. Queda PENDIENTE hasta que su jefe la apruebe. Adjunte el soporte (foto/PDF) cuando aplique.
📋 Mis solicitudes
📁 Mis documentos de ingreso
ℹ️
Suba su cédula, foto, exámenes médicos, antecedentes, etc. Son opcionales; lo que no suba queda pendiente. También los puede enviar por WhatsApp/Telegram (mándele la foto al bot diciendo cuál es).
🧾 Mi desprendible de pago
🥖 Producción
ℹ️
Arme la orden tocando los productos a producir y la cantidad por lote. El sistema propone los insumos según las recetas aprendidas; usted ajusta y inicia (descuenta materia prima). Al terminar, cierra indicando lo producido (carga el producto terminado y la receta se afina sola). También puede dictar por voz o texto.
🎙 Dícteme la producción
🍞 Productos a producir
📋 Orden actual
🔥 Órdenes abiertas
⚠ Alertas de merma
📦 Insumos (materia prima)